7+ Contoh Formal Invitation Letter (Surat Undangan Bahasa Inggris) - don-english
Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer
Beranda / Materi SMA

7+ Contoh Formal Invitation Letter (Surat Undangan Bahasa Inggris)

by Syahrul R

7+ Contoh Formal Invitation Letter Beserta Struktur dan Artinya

Contoh Formal Invitation Letter atau Surat Undangan Resmi Dalam Bahasa Inggris by don-english

   Formal invitation letter sangat penting dalam berbagai situasi, seperti pertemuan bisnis, konferensi, atau acara resmi lainnya. Oleh karena itu, sangat penting untuk memahami bagaimana membuat surat undangan yang profesional dan menarik. 

    Dalam artikel ini, akan diberikan contoh dan panduan untuk membuat surat undangan formal yang baik dan terstruktur dengan baik. 

    Baik mengundang tamu ke gala perusahaan, upacara pernikahan, atau acara formal lainnya, tips dan trik kami akan membantu membuat surat undangan yang efektif dan menarik perhatian para penerima. Inspirasi dan panduan dalam menulis surat undangan formal, teruslah membaca.

    Invitation letter formal memiliki bagian-bagian tertentu yang perlu diperhatikan dalam pembuatannya. Sebelum pada contoh invitation letternya alangkah lebih baik kita mengenal dan memahami materinya.

I. Apa itu Formal Invitation Letter dan Mengapa Penting?

Formal invitation letter adalah surat undangan resmi yang sering digunakan untuk berbagai keperluan, seperti pertemuan bisnis, konferensi, pernikahan, atau acara formal lainnya. Surat ini memiliki format khusus yang mencerminkan profesionalisme dan kesan positif kepada penerima.

Memahami cara membuat formal invitation letter yang baik sangat penting agar pesan Anda tersampaikan dengan jelas dan tepat sasaran. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan contoh-contoh formal invitation letter singkat yang mudah dipahami, serta panduan lengkap untuk membantu Anda menulis surat undangan yang terstruktur dan menarik.

Apakah Anda sedang mempersiapkan undangan untuk acara resmi, gala perusahaan, atau seminar? Artikel ini akan membahas semua yang perlu Anda ketahui, mulai dari bagian-bagian penting hingga contoh surat undangan yang bisa langsung Anda gunakan. Mari pelajari bersama!

II. Mengapa Penting Memahami Struktur Formal Invitation Letter?

Sebelum masuk ke contoh-contoh surat undangan formal, penting untuk memahami komponen utama yang harus ada dalam sebuah formal invitation letter. Dengan memahami struktur dasarnya, Anda akan lebih mudah menulis undangan resmi yang profesional dan efektif.

leaveboard: how to write formal invitation letter

III. Struktur Formal Invitation Letter

Memahami struktur formal invitation letter sangat penting agar undangan Anda terlihat profesional dan memenuhi standar yang diharapkan. Surat undangan formal bahasa Inggris biasanya terdiri dari beberapa poin penting berikut:

  1. Receiver (Penerima)
    Siapa yang menerima surat harus disebutkan dengan jelas. Pastikan mencantumkan nama atau posisi penerima jika surat bersifat resmi.

  2. Pembuka (Opening)
    Bagian pembuka biasanya berisi salam formal dan pengantar singkat. Salam pembuka dapat disesuaikan dengan situasi atau hubungan Anda dengan penerima.

  3. Isi (Body)
    Bagian inti dari formal invitation letter ini memuat maksud dan tujuan surat. Informasi penting seperti:

    • Tempat acara (venue)
    • Waktu (date and time)
    • Agenda atau rincian acara
      Pastikan bagian ini ditulis secara singkat dan jelas agar tidak menimbulkan kebingungan.

  4. Penutup (Closing)
    Bagian ini digunakan untuk menyampaikan harapan atau ucapan terima kasih. Anda juga dapat menambahkan instruksi tambahan, seperti RSVP atau dress code, jika diperlukan.

  5. Sender (Pengirim)
    Jangan lupa mencantumkan identitas pengirim, seperti nama, jabatan, atau organisasi yang mewakili. Hal ini menambah kredibilitas surat undangan formal Anda.

IV. Tips Membuat Surat Undangan Formal dalam Bahasa Inggris

Untuk menghasilkan formal invitation letter yang profesional dan efektif, perhatikan tips berikut:

  1. Pahami Tujuan Surat
    Sebelum menulis, pastikan Anda memahami dengan jelas maksud dan tujuan mengirimkan surat tersebut.

  2. Kenali Penerima Surat
    Pastikan gaya bahasa dan isi surat sesuai dengan siapa penerimanya, apakah seorang individu, organisasi, atau kelompok profesional.

  3. Gunakan Struktur yang Jelas
    Mengikuti struktur formal invitation letter yang benar akan membuat surat Anda lebih terorganisir dan mudah dipahami.

  4. Gunakan Bahasa Singkat, Padat, dan Formal
    Hindari kalimat yang bertele-tele. Pilih kata-kata yang tepat untuk menyampaikan pesan dengan jelas.

  5. Perhatikan Grammar dan Ejaan
    Pastikan tata bahasa dan ejaan dalam surat Anda benar. Hal ini menunjukkan profesionalisme dan perhatian terhadap detail.

  6. Gunakan Istilah Formal dan Umum
    Pilih kosakata yang sesuai dengan situasi formal, seperti "We cordially invite you to..." atau "It is our pleasure to invite you...".

  7. Periksa Surat Sebelum Dikirim
    Lakukan pengecekan ulang terhadap keseluruhan isi surat untuk memastikan tidak ada kesalahan, baik dalam tata bahasa, informasi, maupun format.

    Berikut ini berbagai contoh surat undangan formal dalam bahasa inggris beserta artinya,

Contoh 1: Formal Invitation Letter Kegiatan Sekolah (Rapat)

    Undangan rapat menjadi hal yang paling banyak digunakan untuk memberitahukan berbagai hal penitng. Berikut ini contohnya,

KEDIRI DISTRICT GOVERNMENT 
EDUCATION AUTHORITIES
SMAN 21 KEDIRI
address: Jl. Raden, No. 421, Sukorame – Kediri 12345
phone: 098172, email: [email protected]
----------------------------------------------------------------------
Sukorame, 7th February,2022

No     : 03.009/SMAN21/Disdik/II/2022
Subject        : meeting invitation

To
All of Teachers
SMAN 21 Kediri

With respect,

    In connection with the promotion of grades X and XI at SMAN 21 Kediri, together with this letter we invite the teacher council of SMAN 21 Kediri to attend the X and XI class promotion meeting which will be held on:

  Date         : Saturday, 12th February,2022
Time : 08.00 – 12.00
Place         : SMAN 21 Kediri Hall
Meeting topic : X and XI class promotion

    Thus, this invitation is conveyed, we ask that you be present on time. Say thank you for your attention.

Head Master
(Drs. Ramly Kabed S.Pd.,M.Pd)
NIP.10391893718381

arti:

PEMERINTAH KABUPATEN KEDIRI
DINAS PENDIDIKAN
SMAN 21 KEDIRI
alamat : jl. Raden, No. 421, Sukorame – Kediri 12345
telepon: 098172, email: [email protected]
-------------------------------------------------- --------------------
Sukorame, 7 Februari 2022

No            : 03.009/SMAN21/Disdik/II/2022
Perihal     : undangan rapat

Ke
Semua Guru
SMAN 21 Kediri

Kepada
Semua Pengajar
SMAN 21 Kediri

Dengan hormat,

    Sehubungan akan kenaikan kelas X dan XI SMAN 21 Kediri, maka bersama dengan surat ini kami mengundangan seluruh dewan guru SMAN 21 Kediri untuk dapat hadir dalam rapat kenaikan kelas X dan XI yang akan dilaksanakan pada :

    Tanggal                  : Sabtu, 12 Februari 2022
    Waktu                     : 08.00 – 12.00
    Tempat                   : Aula SMAN 21 Kediri
    Topik pertemuan    : Promosi kelas X dan XI

Demikian undangan ini disampaikan, dimohon kehadiran bapak/ibu tepat pada waktunya. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Kepala Sekolah
(Drs. Ramly Kabed S.Pd.,M.Pd)
NIP.10391893718381

Contoh 2: Invitation Letter Wedding (Pernikahan)

                                               Grobogan, 7th February,2022

To :
Mr. Andi and Family
Jln. Keramat, No.90, Kedungpring-Lamongan

With respect,

    Our happy day, Anton Sudrajat and Angel Febri, is about to take place. Therefore, along with this invitation letter, we invite Mr. Andi to attend our wedding, on:

    Date      : 12th February, 2022
    Time     : 09.00-12.00
    Place     : Hotel Mikasa's Ballroom
    Event    : Anton and Angel's wedding reception

    Thus this invitation letter was delivered. Thank you for your attention. Our happiness is incomplete without your presence.

                                                           Best regards

                                                        (Anton and Family)

arti

                                                Grobogan, 7 Februari 2022

Kepada :
Pak Andi dan Keluarga
Jln. Keramat, No.90, Kedungpring-Lamongan

Dengan hormat,

    Hari bahagia kami, Anton Sudrajat dan Angel Febri, akan segera berlangsung. Maka dari itu, bersamaan dengan surat undangan ini, kami mengundang Mr. Andi untuk menghadiri acara pernikahan kami, pada :

    Date        : 12 Februari 2022
    Time       : 09.00-12.00 
    Place       : Ballroom Hotel Mikasa 
    Event      : Resepsi pernikahan Anton dan Angel

    Demikian surat undangan ini disampaikan. Terima kasih atas perhatiannya. Kebahagiaan kami kurang lengkap tanpa kehadiran Anda. 

                                                                Hormat kami,

                                                            (Anton and Family)

Contoh 3: Invitation Letter School Event (Acara Sekolah)


To :
Mrs. Ani
Jl. Bagawanta, No. 43, Doko-Kediri

    In connection with the holding of the annual class 11 A SMAN 99 Kediri event. So along with this letter, we invite you to attend the meeting, on:

    Date                        : Sunday, February 13, 2022
    Time                        : 09.00-11.00
    Place                       : Classroom 11 A
    Topic of meeting     : Class's annual routine

    Thus, we convey the invitation letter for this meeting. Thank's for your attention.

                                                            Head of Class

                                                           (Alberto Jones)

arti

Kepada :
Bu Ani
Jl. Bagawanta, No. 43, Doko-Kediri

    Sehubungan akan diadakannya acara tahunan kelas 11 A SMAN 99 Kediri. Maka bersamaan dengan surat ini, kami mengundang Ibu untuk menghadiri rapat, pada :

    Tanggal                     : Minggu, 13 Februari 2022
    Waktu                        : 09.00-11.00 
    Tempat                      : Ruang kelas 11 A
    Topik pembicaraan   : Acara rutin tahunan kelas

    Demikian surat undangan rapt ini kami sampaikan. Terimakasih atas perhatiaannya.

                                                                       Ketua Kelas

                                                                      (Alberto Jones)

Contoh 4: Formal Invitation Graduation Ceremony (Perpisahan/Wisuda)

SURABAYA DISTRICT GOVERNMENT 
EDUCATION AUTHORITIES
SMAN 221 SURABAYA
address: Jl. Rahmat, No. 221, Sby – Surabaya 12345
phone: 000981, email: [email protected]
----------------------------------------------------------------------
                                                                                Sby, February 20,2022

No     : 09.009/SMAN221/Sby/II/2022
Subject        : meeting invitation

To
All of 12th grade parent
SMAN 221 Surabaya

With respect,

    In connection with the graduation ceremony for class 12 students at SMA 221 Surabaya, we invite you to attend accompanying your son/daughter in the class 12 farewell ceremony which will be held on:

  Date         : Sunday, February 25,2022
Time : 08.00 – 12.00
Place         : Hotel Maijah's Ballroom
Event               : Farewell Ceremony for 12th grade

    Thus we convey this letter invitation. Please be there on time. Thank you for your attention.

   Head Master
(Drs. Rojak S.Si.,M.Pd)
NIP.101028918313

terjemahan

PEMERINTAH KABUPATEN SURABAYA
DINAS PENDIDIKAN
SMAN 221 SURABAYA
alamat : jl. Rahmat, No. 221, Sby – Surabaya 12345
telepon: 000981, email: [email protected]
-------------------------------------------------- --------------------
                                                                                Sby, 20 Februari 2022

No         : 09.009/SMAN221/Sby/II/2022
Perihal   : undangan rapat

Kepada :
Semua orang tua kelas 12
SMAN 221 Surabaya

Dengan hormat,

    Sehubungan dengan acara wisuda siswa kelas 12 SMA 221 Surabaya, maka kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir mendampingi putra/putri dalam acara perpisahan kelas 12 yang akan dilaksanakan pada :

    Tanggal      : Minggu, 25 Februari 2022
    Waktu        : 08.00 – 12.00
    Tempat      : Ballroom Hotel Maijah
    Acara         : Upacara Perpisahan untuk kelas 12

    Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Harap berada di sana tepat waktu. Terima kasih atas perhatian Anda.

                                                    Kepala Sekolah

                                            (Drs. Rojak S.Si.,M.Pd)
                                                NIP.101028918313

Contoh 5: Invitation Letter untuk Kelas 11

Open Corporation
123 Lane, Tech City
Innovationville, IC 56789

February 14, 2024

Mr. John Doe
456 Innovation Street
Techtown, TC 67890

Dear Mr. Doe,

Subject: Invitation to Open's Annual Innovation Summit

    I trust this letter finds you in good health. On behalf of Open Corporation, I am pleased to extend an invitation to you for our upcoming event, the Annual Innovation Summit.

Event Details:
    Date: March 10, 2024
    Time: 9:00 AM - 5:00 PM
    Venue: Grand Tech Plaza, Ballroom A

Agenda:
    The summit will feature keynote presentations from industry leaders, panel discussions on the latest advancements in artificial intelligence, and interactive workshops to explore the future of technology.

    We believe that your extensive experience in [specific industry/domain] aligns perfectly with the themes of our summit. Your insights and perspectives will undoubtedly contribute to the enriching discussions we anticipate.

    Please RSVP by February 28, 2024, to confirm your attendance. For any inquiries or additional information, feel free to contact our event coordinator, Ms. Jane Smith, at [email protected] or (123) 456-7890.

    Thank you for considering our invitation. We are excited about the prospect of your participation and the valuable contributions you will bring to the Annual Innovation Summit.

Sincerely,

Dr. Sarah Innovation
Chief Technology Officer
Open Corporation
Email: sarah.innovation.com
Phone: (987) 654-3210

Contoh 6: Invitation to a School Seminar

English Version:
Subject: Invitation to Attend the Annual School Seminar

Dear [Student’s Name],

We are delighted to invite you to the Annual School Seminar hosted by [Your School Name]. This seminar aims to inspire and empower students with insights into career opportunities and personal development.

Details of the Event:

  • Date: Saturday, January 20th, 2025
  • Time: 9:00 AM to 12:00 PM
  • Venue: School Auditorium, [Your School Address]
  • Dress Code: Smart Casual

Our guest speaker for the seminar is Mr. John Smith, a renowned motivational speaker and education expert.

We sincerely hope you will join us for this enriching experience. Kindly confirm your attendance by sending an RSVP to [Contact Email or Number] no later than January 15th, 2025.

Warm regards,
[Your Name]
Event Coordinator
[Your School Name]

Terjamahan

Subjek: Undangan untuk Menghadiri Seminar Tahunan Sekolah

Kepada [Nama Siswa],

Kami dengan senang hati mengundang Anda untuk menghadiri Seminar Tahunan Sekolah yang diselenggarakan oleh [Nama Sekolah Anda]. Seminar ini bertujuan untuk menginspirasi dan memberdayakan siswa melalui wawasan tentang peluang karir dan pengembangan diri.

Detail Acara:

  • Tanggal: Sabtu, 20 Januari 2025
  • Waktu: 09.00 - 12.00 WIB
  • Tempat: Aula Sekolah, [Alamat Sekolah Anda]
  • Pakaian: Smart Casual

Pembicara tamu kami adalah Bapak John Smith, seorang motivator dan pakar pendidikan ternama.

Kami sangat berharap Anda dapat bergabung dalam pengalaman yang bermanfaat ini. Mohon konfirmasi kehadiran Anda melalui [Email atau Nomor Kontak] paling lambat 15 Januari 2025.

Salam hangat,
[Nama Anda]
Koordinator Acara
[Nama Sekolah Anda]

Perbanyak contoh lainnya, contoh informal invitation letter bahasa inggris 

Contoh 7: Invitation to a School Farewell Party

English Version:
Subject: Invitation to the Senior Farewell Party

Dear [Student’s Name],

We are thrilled to invite you to the Senior Farewell Party organized to celebrate the graduating class of 2025. Let’s come together to bid farewell and create lasting memories.

Event Details:

  • Date: Friday, February 2nd, 2025
  • Time: 6:00 PM to 10:00 PM
  • Venue: School Hall, [Your School Address]
  • Theme: Retro Night
  • Dress Code: Retro Attire

Join us for an evening filled with fun, laughter, and nostalgia. The program includes music performances, awards, and a special dinner.

Please RSVP by January 28th, 2025, to [Contact Email or Number]. We can’t wait to see you there!

Warm regards,
[Your Name]
Event Organizer
[Your School Name]

Terjemahan

Subjek: Undangan untuk Acara Perpisahan Kelas 12

Kepada [Nama Siswa],

Kami dengan senang hati mengundang Anda untuk menghadiri Pesta Perpisahan Kelas 12 yang diadakan untuk merayakan kelulusan angkatan 2025. Mari kita bersama-sama mengucapkan selamat tinggal dan menciptakan kenangan yang indah.

Detail Acara:

  • Tanggal: Jumat, 2 Februari 2025
  • Waktu: 18.00 - 22.00 WIB
  • Tempat: Aula Sekolah, [Alamat Sekolah Anda]
  • Tema: Retro Night
  • Pakaian: Busana Retro

Bergabunglah dengan kami dalam malam yang penuh keseruan, tawa, dan nostalgia. Acara ini mencakup pertunjukan musik, penghargaan, dan makan malam istimewa.

Silakan konfirmasi kehadiran Anda paling lambat 28 Januari 2025 melalui [Email atau Nomor Kontak]. Kami tidak sabar menantikan kehadiran Anda!

Salam hangat,
[Nama Anda]
Penyelenggara Acara
[Nama Sekolah Anda]

Penutup

Dalam sebuah acara formal, formal invitation letter merupakan elemen penting untuk memberikan informasi kepada tamu undangan sekaligus menciptakan kesan pertama yang baik. Surat undangan yang profesional dan terstruktur dengan baik akan membantu menyampaikan pesan secara efektif dan meningkatkan citra acara Anda.

Pada artikel ini, kami telah menyajikan berbagai contoh formal invitation letter, tips, dan panduan langkah demi langkah untuk membantu Anda menulis surat undangan resmi yang efektif. Dengan informasi yang diberikan, kami harap Anda dapat membuat surat undangan yang sesuai dengan kebutuhan, baik untuk acara sekolah, bisnis, maupun kegiatan formal lainnya.

Ingatlah, menulis surat undangan formal memerlukan perhatian terhadap detail, etika, dan sopan santun. Pastikan Anda menggunakan tata bahasa yang benar, gaya penulisan yang jelas, serta memeriksa kembali setiap detail surat sebelum mengirimkannya.

Semoga artikel ini bermanfaat dan membantu Anda menghasilkan formal invitation letter yang profesional dan menarik! Jangan ragu untuk membagikan artikel ini jika dirasa bermanfaat.

Perbanyak latihan contoh surat, surat undangan resmi sekolahan
















Syahrul R
Syahrul R bachelor degree