Contoh Surat Undangan yang Benar Untuk Berbagai Keperluan

Contoh Surat Undangan

Surat undangan menjadi hal yang saat ini masih menjadi pilihan untuk tujuan tertentu baik untuk kepentingan personal, organisasi, tuntutan kerja, sekolah, dan masih banyak lagi. Surat undangan ini juga terdiri dari yang resmi maupun yang tidak resmi.

Isi dan cara penyampaian surat menjadi hal yang harus diperhatikan pengirim. Jangan sampai, dengan surat yang dikirim malah dianggap tidak professional bahkan tidak pantas untuk urusan-urusan penting.

Nah, jangan khawatir! Pada artikel kali ini akan diberikan contoh surat undangan yang benar untuk berbagai keperluan baik yang resmi maupun personal.

Contoh Surat Undangan yang Benar Untuk Berbagai Keperluan

Mari Menganal, Apa itu Surat Undangan?

Surat undangan adalah dokumen tertulis yang dikirim kepada pihak tertuju untuk kepentingan memberi informasi mengenai ajakan atau undangan untuk keperluan tertentu. Dikatakan dokumen tertulis memang karena pada umumnya, disampaikan secara tertulis baik ketik maupun tulis tangan.

Walaupun zaman sudah semakin maju, surat undangan masih seringkali digunakan untuk kepentingan-kepentingan tertentu. Bentuknyapun bermacam-macam, ada yang berupa surat di dalam amplop, ada yang berbentuk kartu undangan, email, dll.

Dalam bahasa inggris, biasa dikenal dengan istilah invitation letter. Materi inipun ternyata diajarkan pada jenjang SMA sederajat, mengingat memang peran dari surat ini yang sangat penting.

Mari Belajar Jenis-Jenis Surat Undangan?

Secara garis besar surat ini dibagi menjadi 2 kelompok besar, yaitu :

1. Surat undangan resmi (formal invitation)

Surat undangan resmi adalah dokumen tertulis yang dikirim oleh pihak atau instansi tertentu kepada pihak tertuju dengan tujuan tertentu. Surat ini mengatasnamakan suatu instansi, organisasi, lembaga, maupun jabatan tertentu.

Oleh sebab itu, penyusunan surat ini harus mengutamakan keformalan karena yang dibawa adalah nama instansi terkait. Contoh dari surat resmi adalah surat undangan rapat, surat undangan acara resmi, surat undangan kepada pihak dengan jabatan tinggi, surat undangan dari organisasi, dll.

2. Surat undangan tidak resmi (personal invitation)

Surat undangan tidak resmi adalah dokumen tertulis yang dikirim kepada pihak lain dengan tujuan untuk mengundang. Surat ini biasanya mengatasnamakan diri sendiri sebagai pengirim dan pihak tertuju biasanya adalah orang dekat.

Surat tidak resmi bersifat personal atau personal invitation. Misal, surat undangan ulang tahun, surat undangan pernikahan, surat undangan makan, surat undangan syukuran, dll. Surat ini tidak butuh sangat formal, akan tetapi tetap harus sopan.

Biasanya surat tidak resmi menggunakan hiasan-hiasan tertentu. Ada yang berbentuk kartu dan lain-lain.

Bagaimana Isi dan Struktur Surat Undangan?

Perlu diketahui bahwasanya, struktur kartu undangan merupakan kerangka atau garis besar isi yang pada umumnya terdapat dalam surat. Apa sajakah bagian surat undangan?

Nah, untuk bagian struktur dan isi dibagi menjadi dua, yaitu untuk yang resmi dan tidak resmi.

1. Struktur surat undangan resmi

Untuk surat yang resmi, pada umumnya terdiri dari beberapa bagian berikut ini, yaitu :

Kop surat -> bagian yang wajib ada pada surat resmi. Kop surat menggambarkan suatu keformalan dari mana surat itu berasal, suatu instansi kah, atau lainnya. Kop surat berisi nama suatu instansi atau organisasi dengan alamat yang bisa dihubungi. Biasanya juga disertakan logo instansi pengirim.
Date -> berisi tanggal pembuatan surat, biasanya di pojok kanan atas di bawah kop surat.
Nomor surat -> nomor surat biasanya, berisi kode surat, nomor urutan surat, singkatan lembaga yang mengeluarkan surat, bulan dengan angka romawi, dan tahun.
Perihal -> Berisi maksud dan tujuan surat, misal undangan, dll.
Pihak tertuju dan alamat -> berisi nama lengkap, diikuti oleh alamat dan asal instansi
Pembuka -> biasanya berisi ungkapan sapaan yang sopan, misal salam, dengan hormat, dan sebagainya.
Isi -> berisi informasi utama, yaitu waktu, tempat, yang harus dibawa, topik bahasan, tujuan dibuat surat, dll.
Penutup -> ungkapan penutup seperti salam dan harapan akan kehadiran pihak yang diundang.
Lampiran -> berisi dokumen pendukung yang dilampirkan bersamaan dengan surat bersofat tidak wajib.
Pengirim -> berisi nama lengkap, jabatan, tanda tangan, dan biasanya ditambahi dengan stempel yang mewakili instansi tertentu.

2. Struktur surat undangan tidak resmi/pribadi

Surat undangan tidak resmi, misal seperti ulang tahun, acara syukuran, dll. Tidak seperti surat resmi, surat ini tidak membutuhkan embel-embel keformalan, asal tetap sopan dan sesuai tujuan.

Date -> berisi tanggal dibuatnya surat
Pihak tertuju -> untuk siapa surat ditujukan, berisi nama, dan alamat.
Pembuka -> berisi salam pembuka
Isi -> berisi maksud surat, dan informasi penting lain, misal waktu, tempat, dreescode, dan lain sebagainya.
Penutup -> salam penutup dan biasanya mencamtumkan harapan akan kehadiran pihak tertuju, serta pesan lain, seperti konfirmasi kehadiran.
Pengirim -> berisi siapa pengirim surat ini.

Contoh Surat Undangan Resmi Rapat

Berikut ini contoh surat undangan rapat perusahaan internal,

contoh surat undangan rapat

Teks

PT. AMANAH SEJAHTERA

Information and Technology Industry

Jalan Amanah No. 12B, Bandung 12345

Telp : 082998291, email : [email protected]

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Bandung, 12 Desember 2019

No : 02.018/UR/XI/2019

Lampiran : -

Hal : Undangan rapat

Kepada

Bapak Ahmad Syaiful

Sofware Developer PT. Amanah Sejahtera

Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diadakannya rapat tahunan perusahaan, maka bersamaan dengan surat ini kami mengundangan seluruh jajaran PT. Amanah Sejahtera untuk hadir dalam rapat tahunan yang akan dilaksanakan pada :

Hari/Tanggal : Senin, 14 Desember 2019

Waktu : 09.00 – 12.00

Tempat : Ruang rapat PT. Amanah Sejahtera

Topik Rapat : Evaluasi dan Perencanaan Tahunan

Demikian undangan ini disampaikan, mengingat pentingnya acara tersebut maka dimohon kehadirannya tepat pada waktunya. Atas perhatiannya diucapkan terima kasih.

Manajer SDM

PT. Amanah Sejahtera

Albert Sky

Contoh Surat Undangan Tidak Resmi Ulang Tahun

Berikut ini contoh surat undangan ulang tahun untuk teman, biasa disebut juga kartu undangan ulang tahun

contoh surat undangan ulang tahun

Contoh Surat Undangan Bahasa Inggris dan Artinya

Berikut ini contoh surat undangan bahasa inggris tidak resmi untuk acara pernikahan,

Kediri, 7 December 2019

to Brian,

Hello, bro! How are you? Hope you are well and healthy. Greetings from your class 12 A high school friend.

Thank God, bro! Next week is my happy day, bro. I will get married on that day. Therefore, I would like to invite you to come to my wedding.

Date : Sunday, 12 December 2019

Time : relax (start from 10 AM - 9 PM)

Place : Amina Ballroom Hotel and Resort

Jl. Amina 13, Grogol, Ngasem, Kediri

Note : Bring this invitation card as identification!

Thus this invitation letter, I request your presence on my happy day. Thank you for your attention.

your friend,

Alex

Terjemahan

Halo, bro! Apa kabar? Semoga kamu dalam keadaan baik dan sehat. Salam dari temanmu SMA kelas 12 A.

Alhamdulillah, bro! Minggu depan adalah hari bahagiaku, bro. Aku akan melangsungkan pernikahan pada hari itu. Oleh karena itu, aku ingin mengundangmu untuk datang ke acara pernikahanku.

Tanggal : Minggu, 12 Desember 2019

Waktu : santai (dimulai pukul 10 pagi - 9 malam)

Tempat : Aula Amina hotel dan resort

Jl. Amina 13, Grogol, Ngasem, Kediri

Catatan : Bawa kartu undangan ini sebagai pengenal!

Demikian surat undangan ini, saya mohon kehadiran Anda pada hari bahagiaku. Atas perhatiannya, disampaikan terima kasih.

temanmu,

Alex

Kesimpulan dan Penutup

Surat undangan atau biasa dikenal dengan istilah invitation letter merupakan dokumen tertulis yang ditujukan mengundang pihak lain untuk tujuan tertentu. Banyak ragam dari undangan, ada yang resmi dan tidak resmi.

Selain itu, undangan ada yang berbentuk kartu undangan, surat, email, dan lain-lain. Semua tergantung pada tujuan, pihak tertuju, dan atas nama siapa. Jangan sampai salah dan daianggap tidak sopan.

Demikian artikel dari don-english mengenai contoh surat undangan